Si eres una persona que se encuentra dirigiendo una asociación profesional o tiene su propia empresa, debes saber que una de las mayores virtudes y beneficios que puedes ofrecer a tu equipo, y a los miembros que pertenecen a estas asociaciones, es la oportunidad de que logren establecer contactos. ¿Y cómo se logra establecer contactos? Asistiendo a eventos de networking.
En los últimos meses, la mayoría de las personas han asistido a eventos virtuales. Uno de estos eventos es el conocido networking en línea o virtual. Gracias a esta actividad, podrás impulsarte, junto a las personas que asistan, a nuevas asociaciones comerciales y a carreras. Hoy en día, los eventos de asociaciones en persona suelen ser un poco complicados de organizar. Por lo tanto, y afortunadamente, existen muchas formas para que los miembros se puedan conectar de manera virtual.
El networking en línea tiene una alternativa interesante, comparándolo con las asociaciones en persona. Al no tener un lugar físico para realizar el evento, podrás reunir muchos más invitados de todos lados, así como reunir a las mejores personas, sin importar el lugar en el que se encuentren ubicadas. Por ello, en este post vas a saber todo sobre qué es un evento networking y cómo organizar uno. ¿Estás preparado? ¡Manos a la obra!
Qué es un evento networking
Los eventos networking son mucho más que las alternativas a los eventos presenciales. Gracias a ellos, muchas personas podrán aprender, abrir puertas nuevas, tener nuevas conexiones, aprender y avanzar mucho más en sus carreras profesionales, mientras se encuentran en la comodidad de su hogar y manejando su propio horario.
Este tipo de actividades pueden ser realizadas mediante foros, correo electrónico, redes sociales, secciones de comentarios en artículos, videollamadas, mensajería instantánea, llamadas telefónicas, etc.
Un evento virtual de este tipo son oportunidades únicas para que los profesionales se puedan reunir y tengan conexiones entre ellos. Cada actividad a la que se asista es completamente diferente. Algunas se encuentran estructuradas y muestran presentaciones o conferencias. Sin embargo, su propósito principal es que los individuos, que forman parte de una industria, logren hacer crecer su red.
Beneficios de los eventos networking y por qué hacerlos
Dentro de los beneficios que esto tiene, se encuentra garantizar el éxito profesional, bien sea de las personas que lo organizan y de los asistentes. Además, permite que todo profesional se pueda reunir para aprender sobre diversos temas en su industria.
Crear redes ayuda en gran medida a que haya una conexión con estas personas, logrando una conexión mucho más fuerte con tu trabajo y con todos los que forman parte de tu campo. Esta es una excelente forma para tener más entusiasmo por lo que se hace y, así, tener mayores oportunidades. Estas oportunidades pueden ser para marketing, ventas, desarrollo de TI, reclutamiento, bien social, entre otras.
Características de un buen, eficiente y exitoso evento networking
Para poder organizar y crear un evento networking en línea que sea bueno, eficiente y exitoso, es necesario que conozcas cuáles son sus características principales y lo que debes hacer para que resulte como lo estás planeado. A continuación, tienes algunos consejos que te van a ayudar.
- Establece los objetivos del evento. Siempre es importante que tengas en mente qué deseas obtener de dicha actividad, así como las conexiones que quieres lograr. De esta manera, podrás aprovechar al máximo este evento. Esta guía sobre cómo establecer objetivos está muy buena. ¡Échale un vistazo!
- Investiga. Haz una pequeña investigación de quiénes asistirán al evento. Gracias a esto, tendrás una idea de qué conexiones podrás hacer.
- Busca ganar alcance. Por lo general, las personas se encuentran ocupadas en este tipo de asociaciones. Por lo tanto, llegar antes a las personas hará que tus posibilidades de conectar sean mayores.
- Siempre muestra interés. Al momento de la reunión, es importante que muestres gran interés en el tema.
- Está preparado para hablar. Debes hacer una planificación, antes del evento, sobre lo que quieres hablar. Asimismo, no puedes olvidar preguntar al resto sobre los intereses que tienen. Debes averiguar si existen intereses en común entre ustedes.
Cómo organizar un evento networking en línea, paso a paso
Para poder crear un evento networking en línea se necesita de una gran planificación y diseño. Por ello, aquí tienes los pasos principales que te ayudarán a organizar tu actividad antes de comenzar y durante la misma. ¿Preparado? ¡Echa un vistazo!
Antes del evento
Ya sabes sobre qué se tratan los eventos networking, sus beneficios y sus características. Ahora es momento de qué conozcas los pasos previos que debes seguir para poder organizar uno. Esto es lo que debes tener en cuenta.
1. Define cuál es tu propósito
La primera pregunta que debes hacerte es por qué quieres organizar un evento de networking en línea. Luego, debes preguntarte si estás buscando llegar a clientes potenciales, si deseas conectarte con colegas y expertos en la industria, etc.
El propósito que tengas, para organizar dicha actividad, te va a ayudar a que crees un evento perfecto, junto a las actividades más adecuadas.
2. Ten en mente cuál va a ser la estructura
Debes tener en mente cuál es el tipo de evento que quieres organizar, si deseas que los asistentes forjen conexiones virtuales, si van a haber preguntas y respuestas y mucho más. Al decidir esto, tendrás todo establecido para los siguientes pasos.
3. Crea una propuesta de valor
Piensa qué están esperando los asistentes de tu evento, así que proporciónales un valor. Una idea es que tengas una sesión con alguien popular de la industria, lo cual ayuda a iniciar las conversaciones.
También podrías realizar una sesión de preguntas y respuestas. De esta manera, los invitados se podrán llevar información valiosa y la experiencia de haber interactuado con un experto en la industria.
4. Considera cuál va a ser el tamaño de la lista de invitados
Generalmente, cuando se hacen eventos presenciales, se suelen invitar a cientos de personas que se mezclan entre sí. Sin embargo, al tratarse de un evento virtual, la cantidad de invitados debe estar restringida.
Una recomendación es que, si los asistentes se pueden segmentar, hazlo. De esta forma, podrás organizar sesiones que estén separadas para cada grupo de individuos. Los expertos en el tema sugieren que este tipo de sesiones estén limitadas a ocho personas o menos.
5. Escoge una plataforma para la videoconferencia
Aquí hay algo muy importante que debes saber, y es que no todas las plataformas de videoconferencias son iguales. Aquí debes preguntarte qué va a ser lo más importante para tu evento, así como la atención al cliente durante el mismo, los costos y la seguridad. También es indispensable conocer el límite de invitados que pueden asistir, así como la facilidad para acceder a la videoconferencia.
Además, es esencial saber con qué características cuenta la plataforma, de manera que sepas si se puede chatear durante la sesión, si hay salas de descanso, si se pueden organizar actividades, etc.
Las más comunes son Zoom, Skype y Google meets.
6. Piensa cómo va a ser la logística
Es muy importante que tengas la logística organizada. Debes saber si es fácil para los participantes registrarse en la sesión. Una vez que una persona haya confirmado su asistencia, tienes que enviarle una invitación con un enlace hacia la plataforma que escogiste, así como la fecha de la actividad.
Además, es necesario que envíes, unos días antes, un correo de recordatorio. En este momento, aprovecha para que presentes a tus asistentes entre ellos. Trata de incluir sus nombres, sus descripciones y los enlaces a sus perfiles profesionales. Eso sí, debes asegurarte de contar con el permiso de los invitados para poder enviar su información.
7. Promociona tu evento networking en línea
No importa si ya cuentas con suficientes asistentes confirmados y si no estás creando este evento para conseguir más prospectos, igual vas a necesitar de un plan de marketing para ello. No solo es suficiente enviando correos electrónicos. Debes tratar de pensar qué otras cosas puedes hacer para que tu evento de networking sea lo más memorable posible.
También, debes pensar en cómo llevar este evento más allá de una sesión virtual, enviando a los asistentes una bolsa de regalo, teniendo un café virtual o una botella de vino para el happy hours, creando grupos de redes en plataformas sociales, de manera que los asistentes continúen en conexión y constante conversación, etc. Esto hará que los rumores sobre la actividad se mantengan mucho más que la sesión en sí.
Durante el evento
Una vez que llegue el día del evento, debes saber qué cosas tienes que hacer. Esto es lo que necesitas.
1. Saluda a tus invitados
Cuando se trata de un evento presencial, generalmente habría un mostrador y alguien en la recepción para recibir a los participantes y guiarlos. Lo mismo debes hacer cuando se trata de un evento virtual. Debes asegurarte de iniciar la sesión unos 5 minutos antes que el resto, para que, así, puedas permitir que las personas vayan entrando y no tengan que esperar.
Como orador y facilitador, debes saludarles y preguntarles qué están esperando del evento y cuáles son sus expectativas.
2. Ten una sesión de introducción
Al tener una lista de invitados pequeña, mayores son las oportunidades de conocer mejor a estas personas. Por lo tanto, organiza una sesión introductoria, en donde le asignes a cada asistente dos minutos para que se puedan presentar. Primero debes comenzar por ti, para que el resto tenga una idea de cómo presentarse.
3. Crea una estructura para la conversación
En un evento de networking en línea, tu trabajo como facilitador es lograr que la conversación sea continua y no la siga una sola persona. Sin embargo, también va a depender del anfitrión que las discusiones se puedan mantener en el tema que se está tratando.
Como anfitrión, tienes que comenzar la sesión realizando preguntas a los participantes que sean relevantes y específicas. Una vez que ya hayan expuesto sus argumentos y opiniones, es el momento de abrir un debate para hacer las preguntas grupales.
Asimismo, busca animar a otros asistentes para que también planteen algunas preguntas, mediante el levantamiento de manos de forma virtual, para no interrumpir al orador. Debes dejar muy claro esto desde el inicio del evento.
4. Culmina bien la actividad
Es muy fácil que una actividad virtual se prolongue más allá del tiempo establecido, pero se recomienda que la misma finalice a los 90 minutos. Es muy real la fatiga que se genera por las videollamadas, por lo que es muy fácil que los asistentes se lleguen a aburrir y cansar cuando la sesión es muy larga.
Antes de que finalice el evento, déjale a los participantes una CTA que sea clara. Con esto, se podrán unir a un grupo creado para seguir con la conversación o registrarse en tus productos o servicios.
Cómo estructurar un evento networking
Los eventos de networking en línea cuentan con gran variedad de estilos. Por ello, es importante que sepas cuáles son tus objetivos y qué tipo de evento crear y sobre qué vas a hablar. Aquí tienes los eventos más comunes de networking, para que te hagas una idea sobre qué temas cubrir.
1. Cata de vinos corporativa
Si deseas que tú sesión tenga el éxito esperado, una recomendación es que organices una actividad educativa en donde se inicie hablando sobre cata de vinos. Esta es una excelente forma para que la conversación inicie y se le pueda presentar a las personas de la industria.
Por lo general, las catas de vinos tienen una duración de dos horas. Por ello, antes debes asegurarte de fijar un horario que sea ideal para los asistentes.
2. Una cena virtual
Una buena idea es que realices una cena virtual. Las comidas siempre son elementos claves para poder socializar. Comer en conjunto es una forma para conversar sobre los intereses que tienen los invitados, sobre sus profesiones y sus pasatiempos.
Para que haya un mayor interés en la reunión, puedes enviarles a los invitados la cena hasta la puerta de su casa, al menos una hora antes de la actividad. De este modo, a mitad de sesión, podrán tener su cena y conversar sobre diversos temas.
3. Gamificación de eventos
Para que haya más compromiso al construir tu red profesional, la gamificación es clave. Implementar juegos en tu sesión ayuda a que la participación de la audiencia sea mayor.
4. Un chat previo al evento
Las herramientas de chat logran impulsar la participación de los invitados. Gracias al chat, puedes comenzar una conversación grupal antes de que el evento inicie. Con esta iniciativa vas a tener participantes que estén más centrados en el evento y en los objetivos y expectativas que tienen.
Además, logra que los asistentes se sientan más cómodos durante la sesión. Incluso, se podrán presentar sin ningún tipo de problemas y hacer conexiones antes de que la reunión comience, que es la idea principal del networking.
5. Discusiones en audio
Para nadie es un secreto que las personas ya sienten un poco de fatiga ante la plataforma Zoom. Por lo tanto, una buena idea en este evento en línea es que se comuniquen a través de audios. Además, es una forma económica para que la participación de las personas aumente.
Mediante una discusión de audio se pueden construir redes que sean efectivas, en donde se compartan los intereses en común.
6. Actividades de bienestar
Una conferencia de negocios es grandiosa para compartir experiencias, obtener información sobre los expertos en la industria y establecer contactos. Sin embargo, muchas veces se convierte en un entorno con alta presión.
Por lo tanto, es ideal hablar e incluir actividades de bienestar y salud. De esta forma, el evento se puede aligerar y la energía de los asistentes aumentará.
Cómo evitar que la gente se aburra en un evento networking (o cómo hacerlo dinámico)
Muchas veces, cuando las personas pasan unas cuantas horas en una videoconferencia, tienden a aburrirse. Por ello, es importante darle una vuelta a este tipo de eventos networking, para que sea mucho más dinámico. A continuación, tienes unas técnicas para evitar que los asistentes se aburran.
1. Haz que los asistentes participen en el evento
Esta es una alternativa que nunca falla. Es difícil aburrirse cuando se forma parte del tema, ya que se está comprendiendo mejor aquello en lo que se está participando. Por ello, es indispensable que plantees algunas preguntas durante la sesión.
2. Una imagen, a veces, vale más que las palabras
Los gráficos, las fotografías y los vídeos ayudan a que el tema del cual se está hablando sea ilustrado. Cuando utilizas elementos gráficos en tus presentaciones, los asistentes retienen mucho mejor la información en su mente que cuando se coloca solo texto. El texto es todo por igual, lo que llega a aburrir a las personas.
Cuando se añaden imágenes a la sesión, se están estimulando dos sentidos: la vista y el oído.
3. Ten cuidado al emplear mal la presentación
El riesgo que se tiene de aburrir con las presentaciones es muy grande, si el orador es de aquellos que solo se limita a leerla. ¡Evita esto! De esta manera, la atención de los asistentes se va a perder por completo.
Otro factor para que los participantes se aburran, es que la misma información que se está brindando de forma verbal esté escrita en la presentación, esto hará que se caiga en la redundancia. Las presentaciones son muy útiles, siempre y cuando sirvan para complementar la información que se está transmitiendo, no que la repita.
4. Vídeos y música
De igual modo, las presentaciones pueden ser intercaladas con extractos de vídeos. Un ejemplo de esto son cortes de 2 minutos, o menos, sobre audiovisuales que estén relacionados a la conferencia.
Nunca excedas ese tiempo, ya que los asistentes se van a hacer la pregunta de por qué se está incluyendo esto, haciendo que olviden de lo que se estaba hablando en la sesión. No obstante, un par de minutos son esenciales para ilustrar, ayudar y recuperar la atención de los participantes. Además, muchas veces la música incita a la reflexión sobre los temas que se están tratando.
Qué hacer luego de que se acabe el evento networking
¿El evento ya ha acabado y fue todo un éxito? ¿Tu trabajo ya está terminado? No, no, estás muy lejos de eso. Una vez que el evento haya finalizado, debes hacer lo siguiente. ¡Presta atención!
Enviar un correo electrónico de agradecimiento
La idea principal de un evento networking en línea es que se puedan construir relaciones. Una forma de hacerlo posible es dando las gracias a los asistentes una vez que haya finalizado la sesión. Por lo tanto, debes enviar un correo electrónico en donde le agradezcas su participación, mientras los animas a que creen conexiones entre ellos. Aquí puedes aprender cómo escribir correos de agradecimientos.
Los eventos virtuales no pueden duplicar su participación como se haría en un evento presencial. No obstante, son experiencias únicas que tendrán las personas. Además, brindan una buena forma para interactuar con tu audiencia, en lugar de tener que cancelar el evento. Por lo que esto es una victoria asegurada.
Planifica eventos networking en línea que sea únicos
La organización de eventos networking en línea cada vez es mayor, ya que son muy importantes para la industria de los profesionales. La creación de estas reuniones es esencial para los organizadores de las mismas, puesto que a medida en que la industria se está expandiendo, se tiene el foco en reunir a mayor cantidad de profesionales que tengan ideas comunes y puedan compartir sus experiencias y recursos.
Son diversas las plataformas destinadas para los eventos, siendo indispensables para los oradores, proveedores, organizadores y asistentes de cualquier parte del mundo. Así que busca elegir la que sea más adecuada.
Hacer networking es muy fundamental para el crecimiento de tu emprendimiento. Sin embargo, no es suficiente tener la intención de hacerlo, si no crearlo de la manera correcta.
Los eventos de networking en línea son oportunidades únicas para poner en práctica toda tu experiencia y consejos al momento de crear conexiones que te garantizan mayores oportunidades de crecimiento. ¿Te arriesgas a crear uno? ¡Inténtalo!
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